Szerződés-nyilvántartó rendszer
Tegyünk rendet az iratok között!
Sok nagymúltú intézmény hozza magával a hosszú évek, akár évtizedek alatt kialakult szokásjogot, amely többek között a dokumentumkezelésre is vonatkozik. Néhány helyen az is előfordul, hogy a dokumentumok, ezek között a fontosabb jogiratok, pl. szerződések, ajánlatok az iktatás után egy dossziéba kerülnek, majd egy szekrény vagy irattár mélyére, ahol a visszakereshetőségük csak fizikailag, és hosszú idő alatt lehetséges.
Ez még a kisebb probléma, mert egy statisztikai, analitikai kimutatáshoz az előkeresésen túl végig is kell lapozni minden egyes dokumentumot, majd manuálisan egy táblázatkezelőben rögzítve lehet a kért kimutatást megkapni. Tapasztalatunk szerint, ez utóbbi feladat sok intézménynél rengeteg élőmunkát kíván, így a napi munka mellett komoly kihívást jelent.
A szoftver funkcionalitása dióhéjban
A Szerződések modul segítségével a rendszerben szerződések elektronikus tárolása valósítható meg. A szerződés főbb adatainak rendszerben való tárolásán felül lehetséges még a papír alapú szerződések beszkennelt pdf állományait csatolmányként feltölteni az elektronikusan tárolt szerződés adatokhoz. Lehetőség van egyéb fájlformátumokban is feltölteni dokumentumokat (doc, xls, txt), vagy akár képek is feltölthetők.
A dokumentum feltöltése a Szerződések felvitele űrlapon történik, ekkor a rendszer egy iktatószámot generál a dokumentumhoz, amely alapján azonosíthatóvá válik a rendszerben. A szerződés iktatásakor meg kell adni a szerződés megnevezését ill. tárgyát, típusát. A szerződéshez megadhatók a szállító adatai, a telephelyek (teljesítési helyek), szerződéses összeg, vevői és szállítói biztosíték és ezek megjegyzései és további különféle adatok. A szerződéshez (akár utólagosan is) egy vagy több csatolmány tölthető fel fájlválasztó segítségével.
A szerződések keresése űrlapon különféle szűrési feltételekkel leválogathatók a keresett dokumentumok. A szerződésekhez kulcsszavak is rögzíthetők, amelyek szintén elősegítik a szerződés könnyű visszakeresését a rendszerben. A szerződéshez lejárati dátum is beállítható, illetve egy lenyíló listából kiválasztható, hogy mennyi idővel a lejárat előtt küldjön értesítőt a rendszer a megadott e-mail címre. Hasonló módon a felülvizsgálati határidő is megadható. (Az ábrákon direkt vannak bizonyos adatok kitakarva)
A szerződések verzionálhatóak, azaz egy régi szerződéshez kapcsolódóan elkészíthető annak módosított újabb változata is. Minden változat külön iktatásra kerül. A szerződések keresése űrlapon a legújabb aktuális változat jelenik meg, amelynek megnyitásakor el lehet érni az előző változatokat is. Lehetőség van a szerződéseket egyesével vagy csoportosan irattározni, ekkor beállítható az irattári hely is. A rendszerben lehetőség van minden egyes felhasználóhoz beállítani, hogy milyen szerződés kezelési jogosultságokkal rendelkezzen, ezáltal meghatározható például, hogy bizonyos felhasználók csak megtekinteni tudják a szerződéseket, de módosítani ne tudjanak rajtuk.
Üvegzseb kimutatás
A kimutatáson megjelenik a szerződés sorszáma, iktatási száma, megnevezése/tárgya, szerződés típusa, a szerződő fél (szállító), a szerződés értéke és a szerződés időtartama (a szerződés keltétől a lejárati dátumig, vagy csak a szerződés kelte, ha nincs lejárati dátum megadva, vagy a szerződés kelte és "határozatlan" felirat, ha a szerződés "Határozatlan idejű"). A "Módosítva" oszlopban látszik, ha a szerződésből újabb változat is készült.
A kimutatás kinyomtatható nyomtatóra vagy PDF fájlba, valamint exportálható XLS fájlba.
A kezelést könnyítő és az adatbiztonságot segítő tulajdonságok
Néhány fontosabb adminisztratív funkció:
- Adatvédelem jogosultsági ellenőrzéssel (felhasználónév és jelszó)
- Adminisztrátor és adatkarbantartó jogkörök (az 'adatkarbantartó' nem jogosult a rendszer adminisztrálására, csak a szerződések, kódtárak kezelésére)
- A felhasználókhoz értesítési e-mail címek adhatók meg, hogy a rendszer a lejárati határidőkről értesítést tudjon küldeni
- Kódtárak (törzsadattárak) az ismétlődő adatok kezeléséhez (pl. felhasználók, szerződéstípusok, szállítók, jogosultságok, stb.) és az adatredundancia elkerülésére